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留学生高效Dissertation写作方法—Word技巧篇

发表时间:2015-07-30


留学生们在不论是论文还是写作业大多数的工作都是在Word里面完成的,所以要熟练使用Word是至关重要的。千万不要小看Word这个软件,其中包含有很多小细节,小技巧。下面美伦教育就为广大留学们总结了这些小的技巧,几分钟就可以学会,只要留学生们掌握了这些技巧,在以后的论文写作中就可以节省大量的时间和精力,提高写作的效率。

一、如何设置Word默认的中英文字体?

毕业论文对字体有明确的要求,中英文区分开来,而Office的Word默认的字体可能不符合要求,那么如何进行设置呢?

以中文为宋体和英文及数字为Times New Roman为例,操作如下:

1.在Word里按下快捷键Ctrl+D打开字体对话框,进行相应的设置,设置好后点击确定。不要点“默认”,因为默认可能不符合我们的要求。

二、搜狗输入法如何高效输入常用专业术语和化学式?

题外话:其实这个和Word没有多大的关系,高效输入是在搜狗输入法里设置的,但是由于一直在Word里用它,所以就放在这里。

撰写论文的过程中经常要重复输入常用的专业术语、化学式,使用的材料,这些常用的术语短的话还好说,直接输入就行了,但是如果较长的话还一个个敲入吗?No!太慢了,用搜狗的自定义短语啊!按几个字母就可以快捷输入,甚至是常用的一段话也可以。比如,在自己电脑上依次按下i和c两个字母,再敲一下空格,In-Situ Al-15%Mg2Si Composites就一下子输入了。是不是很效率呢?

如何设置呢?具体操作如下:

在搜狗拼音输入法的显示条上单击右键,选择"设置属性"(也可以按下快捷键Ctrl+Shift+M后再按下p)
选择“高级”菜单,然后按下“自定义短语设置”
在弹出的对话框中选择“添加新定义”
把你常用的短语输入进去,然后确定一个简写,比如上面的这个简写就是i和c两个字母。

三、带有上下角标的化学式如何批量处理?

搜狗自定义短语属于有它的局限,注意到了吗?化学式Mg2Si有下标啊,是要选中数字2然后按快捷键Ctrl和+吗?如果一两个需要设置下角标的话是可以这样设置的,但论文那么长,一个个这样重复操作吗?No!人会崩溃的!使用宏命令啊!一次性替换所有的角标啊!上角标也是支持的。具体操作方法:

1.把下面的宏命令代码复制到word宏命令里面,保存;
2.设置好一组化学式的角标,复制;
3.运行宏命令,确定,在弹出的查找和替换的对话框中,按下Shift+insert键;
4.左键单击查找下一个,找到后,左键单击取消,在弹出的“文本与格式替换”对话框中,选择是,全部替换。

宏命令代码如下:

Sub fdpst()
'
' fdpst Macro
' 宏创建于2015年5月9日14:13:04
msg1 = MsgBox("你会用该宏命令吗? 如果不会,请按【否(N)】按钮,否则会损坏你的文件!若要使用该宏命令,请询问使用方法。继续执行该    命令吗?", 52, "谨慎!!!")

With ActiveDocument.Bookmarks
.Add Range:=Selection.Range, Name:="Note"
.DefaultSorting = wdSortByName
.ShowHidden = False
End With
If msg1 = 6 Then
With Dialogs(wdDialogEditFind)
.Find = ""
.Show
End With
If Selection.Find.Found = True Then
allpaste = MsgBox("全部替换吗?", 35, "文本与格式替换")
If allpaste = 2 Then
Exit Sub
ElseIf allpaste = 6 Then
While Selection.Find.Found = True
Selection.Paste
Dialogs(wdDialogEditFind).Execute
Wend
ElseIf allpaste = 7 Then
While Selection.Find.Found = True
msg2 = MsgBox("替换吗?", 3, "文本与格式替换")
Select Case msg2
Case 2: Exit Sub
Case 6: Selection.Paste
End Select
Dialogs(wdDialogEditFind).Execute
Wend
End If
End If
End If
Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="Note"
ActiveDocument.Bookmarks("Note").Delete
End Sub

四、如何一次性把图片设置成同样尺寸?

论文中可能需要插入大量的图片,如果一个个插入调整的话,很难保证获得同样尺寸的图片。比如左边的三幅图片尺寸不一致,如何一次性把它变成右图一样尺寸呢?还是宏命令!图片(随便找的图片,大家学会方法就可以)的高度和宽度可以调整,只需要更改相应的数字就可以了。

1.把下面的宏命令代码复制到宏命令里面,保存;
2.插入全部图片,全选,运行宏命令。

宏命令代码如下:

Sub setpicsize() '设置图片尺寸
Dim n '图片个数
On Error Resume Next '忽略错误
For n = 1 To ActiveDocument.InlineShapes.Count 'InlineShapes 类型 图片
ActiveDocument.InlineShapes(n).Height = 7.39 * 28.35 '设置图片高度为 5cm (1cm等于28.35px)
ActiveDocument.InlineShapes(n).Width = 9.86 * 28.35 '设置图片宽度 6.3cm
Next n
End Sub

说明:这种方法只会改变图片的尺寸,不会更改图片所占用的空间大小。

五、如何给图片添加自动编号?

上面说到了批量更改图片尺寸的方法,对于一次性设置图片大小是非常的好用。而在写论文的时候,还有另外一个问题,就是在图片的下面需要加入图1-1、图1-2……等等的编号。如何加入这种编号呢?一个个敲入是一种方法,但这种方法首先是不够效率;其次,如果发现少了一张图的话或者之后再需要补充图片的话,后面的编号都要进行相应的更改,一旦图片较多,更改就变得十分的繁琐。比如我们希望在补充图片后,后面的编号可以自动的更新过来,而不用我们一个个去更改。那有没有好一点的办法解决呢?答案是肯定的!看看下面的图形,怎么让它自动生成呢?

这个和后面插入文献的思路是一样的,不过这个用到的是题注,利用题注来进行自动编号,编号的好处是,如果中间有增减图片,后面的编号可以自动更新而不用一个个去调整。具体的操作如下:

1.选中图片,选择引用,选择插入题注(或单击右键,选择插入题注),打开题注对话框;
2.选择新建标签,设定标签名称,比如,图1-;选择位置在所选项目下方,确定,就可以看到自动插入的题注编号了;如果想要显示章节的编号,可以打开编号,勾选包含章节号即可。


3.如果要增减图片,可以全选图片,然后按F9刷新。
4.需要引用的话,可以选中图1-1,把它做成一个书签,设定书签的名称,再在需要引用的地方依次选择引用—交叉引用

这样插入题注是很方便的,如果需要批量处理,请移步《Word系列之一:快速给批量图片插入编号》,迪斌仔。此外,还有两点需要注意:

默认的字体通常是黑体,不符合我们要求,所以要更改字体。方法是:选择样式,在题注处右键,选择修改,然后按照前面设置字体的方法进行设置即可。

要使用题注的话全部使用题注!千万不要一会手动输入一会又使用题注!否则,到最后题注没法自动正确更新。

六、如何快速插入参考文献?

千万千万不要手动一个个输入!

插入参考文献的方式有多种,这里先介绍两种简单快捷的插入方式,比起手工输入,效率很多。

方法一:Word引用+谷歌学术(百度学术)

这种方法是先找到参考文献然后复制到Word里面。适用于没有安装第三方文献管理软件场合。

在谷歌学术(不能翻墙的话也可以考虑用百度学术)里找到想要引用的文献,左键点击引用,复制参考文献;
到Word里,把光标放到想要插入参考文献的位置,选择引用,单击插入尾注,选择性粘贴。(选择性粘贴次数多的话可以考虑制定一个快捷键,方法:工具-自定义-命令-键盘,找到EditPasteSpecial,指定快捷键)

方法二:第三方文献管理软件,EndNote  推荐您阅读《文献管理工具EndNote使用教程

如果安装第三方软件,插入文献就变得非常方便。这里推荐使用EndNote第三方文件管理软件。

下载安装好后,在Word里面就有EndNote的加载项,如果没有显示的话,看看这里:《Word中没有出现EndNote工具条的一般解决方案》,于键。然后在Word里面直接点击“Insert Citation”,找到想要插入的参考文献即可,效果如下:

七、Word插入引用到底如何使用?

前面说到了文献的插入方式,第一种是以尾注的方式插入,以尾注插入参考文献有几点需要注意:

1.尾注不是用数字标注的怎么更改?

1.打开脚注和尾注对话框;把编号格式换成数字。

2.出现的分隔符如何删除?

以尾注的方式插入参考文献会多出一条分隔符,而分隔符不是我们想要的,那么就应该删除,而直接删除是删除不了的,那怎么删除呢?具体操作:

把Word切换成普通视图;
单击引用,选择显示备注,在尾注里,删除所有分隔符。

3.如何给尾注的数字编号一次性添加[ ]

尾注插入通常只有数字编号,但是,论文要求编号外面有[ ],也就是不符合我们的要求,那该怎么办?如下图,如何把左边不带方框的变成右边的带有方框的格式?要不要一个个加呢?当然不要!我们所遇到的问题,别人都基本遇到过了,大多数的问题已经被解决了,去学习就好了。千万不要去做搬运工!一个个添加,累不坏才怪。具体的操作其实是非常的简单,就是一个查找和替换,瞬间解决。

Ctrl+H,打开查找和替换,在查找里输入尾注标记^e,然后全部替换为[ ^&]。
注意:^e是尾注标记,如果全部使用的是脚注就换成^f。

八、其他技巧及问题

1.尝试使用宏命令
宏命令的强大之处不必再次强调。但问题是,不懂代码怎么用呢?那就录制宏命令!比如自己就录入了一个宏命令,只要按下快捷键Ctrl+Y就直接在Word里面输入了Mg2Si。录制的宏命令代码如下:

Sub Mg2Si()
'
' Mg2Si 宏
' 快捷键Ctrl+Y
' 键盘 指定
Selection.TypeText Text:="Mg"
Selection.Font.Subscript = wdToggle
Selection.TypeText Text:="2"
Selection.Font.Subscript = wdToggle
Selection.TypeText Text:="Si"
End Sub

2.如何插入公式?

对工科来说,繁杂的公式是必不可少的,尤其是在数据分析的时候,经常会需要插入一些公式,进行推理论证,那如何插入公式呢?操作也不难:

插入-对象-对象,打开对象对话框,选择公式,输入相应的公式即可。

3.随时Ctrl+S,保持云同步

撰写通常在Word里面进行,为了保险起见,需要注意这两点:随时保存和云同步。

自己有一次在写作的时候没有及时保存,由于操作又比较快,所以写了半个多小时的东西全没了,心疼的很,最后又再补,幸亏内容不太多。所以你们要吸取个人的教训。

另外,建议写作的时候,每一章建立一个文件夹,先单独写每一章,最后合并,调整格式。然后配合着云同步(同步的工具选用百度云盘就可以,一是空间大,二是同步五个文件夹,足够用了),把重要的资料全部同步到云端,一来,保证文件不会丢失;二来特殊紧急情况没有电脑的时候,去网吧也可以下载修改。

这一点也是自己的一点经验。有一次在外地,导师临时交代一点事情,非常急,自己又没有带电脑,多亏同步到云端了啊,才没有造成什么损失。

word在英文论文写作中作用非常强大,之前我们给大家推荐的《如何使用word生成APA、MLA、Chicago格式》,大家如果还在纠结参考文献格式,不妨阅读这篇文章!