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商科作业中的Memo(备忘录)怎么写?

发表时间:2020-07-23 11:32:43

      Memo(备忘录)是澳洲大学商科专业经常出现的一种写作形式。这篇文章中我们来介绍一下商科作业中的Memo怎么写?

商科作业中的Memo(备忘录)怎么写?

      Memo的受众和目的


      要写出一篇合格的memo,首先要明确这种文章的受众和写作的目的。一般来说,写作memo具有双重目的:引发对问题的注意,然后解决问题。这种目标是通过将例如政策修改、价格上涨等新的信息告知读者,或者劝说阅读者采取行动,例如参加会议或者更改现有的生产流程等来实现的。不管具体的目标是什么,当memo能将写作者的目的和阅读者的兴趣和需求联系起来时才是最有效的。

      除了明确写作memo的目的,选择正确的受众也非常重要。首先,要确保接收到memo的人都是真正需要阅读memo的人。如果仅是涉及一个人的事情,就不要把memo发给整个办公室。另外,要确保放到memo中的材料不要过于敏感,如果信息过于敏感,最好采用面对面的交流或者打电话。Memo最适合发给少量至中等数量的人来沟通公司或工作目标。

      Memo的组成部分


      (1)Heading Segment标题部分

      标题部分的基本形式:

      TO:(readers’names and job titles)阅读者的姓名和职位名称

      FROM:(your name and job title)你(写作者)的姓名和职位名称

      DATE:(complete and current date)当下的时间

      SUBJECT:(what the memo is about,highlighted in some way)memo的主题

      注意事项:

      要使用正确的全名和职位名称来称呼memo的阅读者。避免仅使用名字或者不正式的日常称呼。

      标题要具体而简洁。例如,“Clothes”就太过于空泛,“Fall Clothes Line Promotion”就能让人一目了然,了解这篇memo的主题。

      (2)Opening Segment开篇部分

      Memo的首段通常是用来表明这篇memo的目的,包括memo的目的、简要的背景、问题以及具体的任务分配介绍。阐明memo的目的能够帮助读者了解阅读这份文件的原因。首段介绍要简洁,一般是一个短的段落的长度。

      (3)Context背景

      背景指的是某个事件、环境或者你正在解决的问题的背景。你可以用一段或者几句话来阐述背景和问题,但通常使用一句话的开头部分来解释背景就足够了,例如:“Through market research and analysis…”

      (4)Task Segment任务部分

      一篇memo的关键部分之一就是对任务的陈述。在任务陈述部分,你应该描述你正在做什么来帮助解决问题。如果行动是被要求的,你的任务陈述部分应该用类似这样的句子开头:“You asked that I look at…”

      如果你想解释你的意图,可以这样说:“To determine the best method of promoting the new fall line,I will….”

      注意任务陈述部分只需包含决策者需要的信息,同时要让人相信确实有问题存在。无需赘述不重要的细节。这就要求你对所有的情况有足够清晰的了解,并对memo写作做好充足的计划。

      (5)Summary Segment总结部分

      如果你的memo长度超过一页,那么你可能还需要加上一段单独的总结,但是总结部分不宜篇幅过长,对于短篇memo也不是必须的。在这部分,你需要简要阐述你的主要建议,来帮助读者迅速理解memo的要点。这个部分也可以包括你所引用的方法以及研究中使用的信息来源。

      (6)Discussion Segment讨论部分

      讨论部分是整篇memo最重要的部分,包含支持你观点的所有细节。通常这个部分以最重要的信息开头,比如重要的发现或者建议等。陈述的方式要从最概括的信息开始,然后转入具体的或者支持性事实。讨论部分包括了可以支持你论证的观点、事实和研究,你需要列出强有力的观点和证据来说服读者按照你的建议采取下一步的行动。如果这个部分写作不得当,整篇memo将会失去它应有的作用。

      (7)Closing Segment结束部分

      在读者充分接收了你提供的所有信息后,你需要以一个彬彬有礼的结尾阐述你想要读者采取何种行动,并结束全篇。写作之前,要认真考虑读者如何从你建议的行动中获益,以及你怎样能让这些行动更加简单。例如可以说:“I will be glad to discuss this recommendation with you during our Tuesday trip to the spa and follow through on any decisions you make.”

      (8)Necessary Attachments必要的附录

      在必要时,你要记录下你的发现或者提供细节信息,比如在memo最后附加俩表、图表、表格。同时记得在memo中引用你的这些附录内容,并加注提示文末的附录文件,例如:Attached:Focus Group Results,January-May 2007

      Memo的正确格式


      Memo的格式遵循一般的商业写作格式。一篇memo的长度通常在1-2页、单倍行距及左对齐。使用空一行的方式开始新的段落,不能使用首行缩进。

      商业材料应该简洁易读,因此最好使用小标题和列表的形式来帮助读者阅读。

      增加小标题:为了帮助读者更好地理解memo,通常可以在总结部分和讨论部分增加小标题。小标题应该简短但清晰陈述该部分的内容。小标题的内容应该都是被包含在首段目的陈述部分的信息。

      使用列表:为了方便阅读,尽可能把要点或者细节罗列出来,而不是用段落形式陈述。这有利于引起读者的注意,帮助他们更好地记忆信息。使用列表也能让你的memo更加简洁。